Dessutom fraktas produkter som ska ”demas”, säljas och göras reklam för. Chansen finns att om du skulle dra ett streck på en karta för varje resa som företaget betalat för varje år skulle kartan bli lika fullklottrad som en högstadietoalett.

Vissa av dessa resor är nödvändiga. Vissa möten måste ske öga mot öga och om en produkt ska visas på, säg, en mässa, då måste den dit. Men det kan ändå vara ekonomiskt klokt att titta över vad företaget lägger på resor och frakt. Möjligheten är stor att det finns vinster att göra – både när det gäller frakt av personer och saker.

Tre sätt att spara pengar på frakt och resor

1. God planering är ett förhandlingsvapen
När året börjar, sitt ner och planera hur er logistik kommer att se ut. Kan du på förhand säga att ni kommer att behöva exempelvis 50 flygresor under året, kanske 50 dagar med hyrbil och frakta 100 större paket, är förhandlingsläget plötsligt mycket bättre. Du vet vad som kommer hända – i stora drag – och kan begära offert från resebolag och fraktfirmor.

Att få ett pris på den 39:e resan samtidigt som den första brukar ge ett klart bättre pris. Så det är en klok utgångspunkt.

2. Bind upp dig så lite som möjligt
När du förhandlar om resor och frakt med en extern leverantör finns risken att de vill att du ska binda upp dig i så stor utstreckning som möjligt. Du, å andra sidan, har som mål att ha ett kontrakt som ger dig handlingsutrymme.  Du kanske inte vill låsa dig över, säg, ett år.

Använd era planerade resor i förhandlingen och begär ett pris ”om jag skulle välja er”. Kom ihåg: du är en kund som de vill ha. Du sitter med trumf i förhandlingen.

3. Låt prylar och personer resa för sig
Att ta med sig större paket är inte bara otympligt och besvärligt, det kan kosta en del om du exempelvis ska ta med det på flyget. Att åka på en mässa med sin monter och sina produkter är näst intill omöjligt och dessutom ekonomiskt ofördelaktigt.

Om det står mellan att hyra en bil och frakta allt själv och att ta tåget och låta en firma skicka prylarna är det senare ofta vara ett bättre alternativ.

Idag är det lätt att istället boka en logistikfirma, både som företagare och privatperson. Hos exempelvis Schenker , en av de största firmorna i Sverige, kan du packa din låda, betala via internetbanken, skriva ut fraktinformation, klistra på lådan och sedan få allting upphämtat och levererat till slutdestination.

Slutsats

För att hålla frakt- och resekostnader nere är det viktigaste att vara proaktiv. Att beställa allt precis när man behöver det är ofta det dyraste alternativet.

Så när året planeras. Ta med det här i beräkningen och lägg pengarna på något som gynnar företaget.

Global Warning System är ett patenterat webbaserat managementsystem som i realtid delar information om konfliktdrabbade områden, naturkatastrofer eller andra incidenter som kan påverka en affärsresa. På så sätt kan företagsledning besluta om eventuella åtgärder och kommunicera direkt med personal som befinner sig i området. Systemet består av två delar, ena delen är ett webbaserat managementsystem för att i realtid kunna få information och kommunicera med sina anställda. Den andra delen är en applikation som varnar om något skulle ske i ett område som anställda befinner sig i.

Varningsapplikationen ger direkt information via lokalisering om en naturkatastrof eller annan allvarlig händelse skulle drabba ett område man befinner sig i. Samtidigt skickas information till företagsledningen som kan vidta åtgärder. Appen finns till Android, iOS och saknar man en smartphone kan man även få säkerhetsinformation via SMS.

– Vi har sett ett ökat behov av en tjänst som Global Warning System. De flesta affärsresenärer saknar ett bra skydd utöver försäkring. En del använder sig av exempelvis ”flight tracking” men det hjälper mest för att se var eller när en resenär borde ha landat och inte var resenären befinner sig just nu. Det unika med Global Warning System är att man snabbt och enkelt kan se var anställda befinner sig i världen och kommunicera med dem om det skulle behövas. Man kan få varningsuppdateringar, information om landet man reser i och vid behov, även information om närliggande sjukhus, graderad efter kvalitetsnivå, säger Jonas Brögger, Affärsutvecklingschef, G4S.

Systemet har tre olika varningsnivåer, grön, gul och röd. Grön nivå kan gälla om det exempelvis är trafikstörningar i ett område som skulle kunna resultera i förseningar. Röd nivå gäller mer allvarliga incidenter som exempelvis jordbävning, infektionsutbrott eller väpnad konflikt. Man kan välja att stänga av exakt positioneringen men man får alltid varningarna vid hot som klassificerats som röda i området.

Nyckelfunktioner hos Global Warning System:

• Lokalisering av medarbetare vid katastrof
• Kommunikationskanal för säkerhetsinformation
• Global säkerhetsöverblick
• Sjukhus graderade efter kvalitetsnivå
• Aktuell landsinformation

Det svenska flygbolaget Nextjet premiärflög idag flyglinjen mellan Norrköping och Köpenhamn och utökar därmed sin matartrafik till Köpenhamn från Mellansverige. Samma dag introducerades även flyglinjen mellan Karlstad och Köpenhamn. Därutöver erbjuder även Nextjet trafik till Köpenhamn från Örebro och Linköping. Tidtabellen för trafiken från Norrköping flygplats respektive Linköping City Airport är anpassade så att resenärerna ska få en större flexibilitet i restid och passa inkommande utländska besökare såväl som resenärer som flyger ut i världen.

- Fr.o.m. idag gör Nextjet det smidigare för näringslivet i Östergötland att flyga på affärsresor. Att Nextjet nu trafikerar både Norrköping och Linköping ser vi som en möjlighet att serva samma marknad från två olika flygplatser vilket gynnar resenärernas totala restid och flexibilitet, säger Brian Liddle, Commercial Director, Nextjet.

Köpenhamnstrafiken har saknats vid Norrköping flygplats i nästan fyra månader.

- Så långt uppehåll på flygtrafiken mellan Norrköping och Köpenhamn har vi inte upplevt sedan flyglinjen öppnades 1964. Det känns därför mycket glädjande för oss och näringslivet att Nextjet åter öppnar flyglinjen mellan Norrköping och Köpenhamn, säger Mari Torstensson, VD, Norrköping flygplats.

För Norrköpings kommun är Norrköping flygplats och flyglinjen till Köpenhamn av stor betydelse.

- Norrköping är en stad på den internationella arbetsmarkanden med såväl internationella företag som statliga verk vilka behöver väl fungerande infrastruktur för att kunna bedriva sin verksamhet på ett effektivt sätt. Nystarten av flyglinjen till Köpenhamn med Nextjet och deras samarbete med SAS är därför av stor betydelse för Norrköpings kommun, säger Lars Stjernkvist, Kommunstyrelsens ordförande (S).

Flyglinjen mellan Norrköping och Köpenhamn trafikeras med tre avgångar/ankomster måndag-torsdag. Två avgångar/ankomster på fredagar och en ankomst/avgång på söndagar.

– Många har tidigare associerat London mest med teater och fotboll. Staden har de senaste åren aktivt arbetat med att visa på bredden i utbudet för grupp- och konferensresor. Nu lyfter London fram stadspuls, trendkänsla och mångfald på ett helt annat sätt än tidigare. Detta tror jag, i kombination med det gynnsamma pundet, ligger bakom Londons försäljningsökning, säger Björn Wigge, produktchef Grupp & konferens på Resia.

Topp 10 för konferensresor 2011
1. Stockholm (1)
2. London (2)
3. Barcelona (4)
4. New York (3),
5. Göteborg (5)
6. Berlin (NY)
7. Milano (NY)
8. Istanbul (NY),
9. Palma De Mallorca (NY)
10. Rom (8)

Bokningsstatistik från Resia. Förra årets placering inom parentes.

– Vi upplever att kunderna generellt har blivit allt mer trendmedvetna och gärna vill uppleva mer på konferensresan. Mångfacetterade städer med möjlighet att kombinera mat, kultur och nöje lockar. Detta har, tillsammans med fler direkta flyglinjer, bidragit till en styrning av konferensresorna till Europas storstäder, säger Björn Wigge, produktchef Grupp & Konferens på Resia.

Sveriges konferensinköpare ger Resia högsta rekommendation
Resia får högsta rekommendation av svenska konferensinköpare i kategorin resebyråer enligt den svenska Konferens och Mötesbarometern, där 1000 kvalificerade konferensinköpare på svenska företag deltar i undersökningen som ligger till grund för utmärkelsen. Även försäljningssiffrorna talar sitt tydliga språk då Resia visar en betydligt starkare utveckling än marknaden i sin helhet.

– Vi satsar på lokal förankring och det skapar en tydlig marknadsposition som skiljer oss från andra aktörer. Jag ser utmärkelsen som ett kvitto på att våra kunder uppskattar mervärdet i form av den nära och personliga kontakten, säger Björn Wigge, produktchef Grupp & konferens på Resia.

Undersökningen som Konferens och Mötesbaromentern bygger på genomförs två gånger per år av Resegeometri Nordic AB i samarbete med QuickSearch Sweden AB. Syftet är en oberoende granskning av den nordiska affärsresemarkanden.

Scanworld Lufthansa City Centers mål är att vara Sveriges bästa affärsresebyrå och att erbjuda kunderna personlig service, tillgänglighet och kvalitet till ett bra pris. Namnbytet markerar en utveckling med ett närmare samarbete med Lufthansa City Center, byrånätverket man tillhört sedan 2006.

– Vi är glada över att Scanworld ingår i Lufthansa City Center. En resebyrå som kvalificerar sig för medlemskap håller högsta möjliga kvalitet och jag är övertygad om att Scanworld uppfyller detta kriterium, säger Harro Julius Petersen, chef för Norden och Baltikum på Lufthansa.

Samarbetet innebär en global närvaro och potentiellt en ännu högre kvalitet, genom att resebyrån nu omfattas av nätverkets kompetensutvecklingsprogram, teknik och skalbarhet.

Samtidigt som företaget annonserar namnbytet koncentrerar man nu verksamheten till kontoret i Sundbyberg. I övrigt kvarstår samma ägare, personal och ledningsgrupp.

– Vi har högtflygande ambitioner. Vi vill helt enkelt bli Sveriges bästa affärsresebyrå. Bäst på personlig service, bäst på tillgänglighet, bäst på att erbjuda kvalitet till bra pris. Det är en tuff utmaning och konkurrens saknas inte. Därför är vi idag extra glada över att kunna informera våra kunder att vi nu har kvalificerat oss och accepterats som medlem i en av världens mest attraktiva och globala resebyråkedjor, säger Magnus Linder, VD på Scanworld Lufthansa City Center.

- Travellink Affärsresor styr själva över sin tekniska utveckling och tycker det är mycket viktigt att kunna erbjuda en mobil bokningslösning då fler och fler resenärer arbetar via sina smartphones säger Bodil Månsson, ansvarig för Travellinks affärsresor i Norden.

- Alla våra kunder har via sin inlogging direkt åtkomst till vår mobila tjänst och redan under februari-mars har vi sett en mängd bokningar strömma in via denna kanal – vilket visar att intresset är stort, fortsätter Bodil Månsson.

Travellink Affärsresor har under det senaste året vuxit med  30% på en marknad som ökat med ca 6% enligt Svenska resebyråföreningens statistik för 2011.

En förklaring till den stora tillväxten är den starka fokusen på att kunna erbjuda sina kunder besparing via hög användning av bokningstjänsten på internet. Travellink affärsresors kunder bokar ca 75% av sina resor via internet vilket är marknadens högsta. Bokningstjänsten utvecklas efter kunders krav på den nordiska markanden och utvecklingen sker på Travellinks huvudkontor i Stockholm.

- Travellink Affärsresor erbjuder även en internetgaranti. Vi sätter ett mål tillsammans med våra kunder gällande användningen av internet, som sällan är under 70%. Vi anser att det är möjligt att nå ett sådant mål inom 6 månader – vi lämnar därför en internet garanti vilket betyder att om kunden inte nått detta mål inom 6 månader återbetalar vi mellanskillnaden på arvodet betalat till kundservice. Hitills har vi aldrig behövt göra en återbetalning berättar Bodil.

Travellink är Nordens ledande internetresebyrå med verksamhet i Sverige, Norge, Danmark och Finland. Travellink har 3 affärsområden; privatresor, affärsresor och konferens & event. Utbudet består av 560 flygbolag, 165.000 hotell och för bil 5000 uthyrningställen i 80 länder. Travellink ingår i Odigeo.  År 2011 hade Travellink 830.000 resenärer och försäljningen uppgick till 2,7 miljarder SEK. Travellink bedriver även försäljning av privatresor under varumärket Opodo på den Nordiska och Polska marknaden.

Hertz Biluthyrning fick ta emot priset för bästa hyrbilsföretag när Sveriges främsta affärsreseleverantörer korades under Business Travel Award fredagen den 23 mars. Priset har funnits sedan 2007 och delas ut årligen av Resegeometri, Svenska Affärsreseföreningen (SBTA) och Travel News under TUR-mässan i Göteborg. Vinnarna utses genom en undersökning bland 3 000 affärsresenärer och inköpare av affärsresor som betygsätter sina reseleverantörer. Det är första gången som Hertz får ta emot priset.

– Det är fantastiskt roligt och ett kvitto på att de insatser vi alla på Hertz gör dagligen också uppskattas av kunderna. Nu ska vi fira och njuta av vinsten, säger Henrik Axling, vd på Hertz Biluthyrning.

Mer än 100 olika flygbolag, hotellkedjor, resebyråer, hyrbils- och betalkortsföretag med verksamhet i Norden har bedömts utifrån sju sammanvägda kriterier: generell kundnöjdhet, värde för pengarna, tidsbesparing, pålitlighet, serviceorientering, utbud av produkter och tjänster, bekvämlighet samt online- och mobila tjänster.

– För att kundens helhetsuppfattning på ett bättre sätt ska komma fram i undersökningen har kraven stärkts i år och därför är vi extra stolta över att få utmärkelsen. Att vi vinner visar att vårt värde till resenären håller i alla kategorier. Att våra kunder gärna rekommenderar oss ger en bekräftelse på att personlig service och lokal förankring är en rätt strategi, säger Bo Jakobsson, försäljningsdirektör på Resia.

Resia får höga värden på alla bedömningspunkter och den jämna kvalitén förklarar varför Resia har korats till Sveriges bästa affärsresebyrå fem gånger på sex år. Kunderna uttrycker i undersökningen att de reser bekvämt och sparar tid genom att använda Resias tjänster, som samtidigt är kostnadseffektiva.

– Att resenärerna anser att de får mycket för pengar är en viktig faktor och där visar Resia riktigt bra resultat. Resia har även god marginal till andraplatsen jämfört med de andra kategorierna som mäts i undersökningen. Dessa kategorier har betydligt mindre marginaler, säger Jan Ogner, VD på Resegeometri Nordic AB som tillsammans med SBTA och Travel News delar ut priset Business Travel Award.

Resegeometri genomför årligen fyra stycken oberoende branschmätningar under namnet Nordic Business Travel Barometer (NBTB). De är de största och enda oberoende mätningarna av affärsreseindustrin i Norden.

Nya tävlingsförutsättningar för 2012
Metoden Net Promoter Score (NPS) används som tillägg i årets undersökning för att på ett tydligare sätt mäta de olika aktörernas rekommendationsindex och därmed lojaliteten i kundrelationerna. NPS är ett tillvägagångssätt som fungerar som ett komplement till traditionella undersökningar för att mäta kundnöjdhet. Nytt för i år är även att resultatet viktas beroende på hur många resenärer som finns på det svarande företaget och utifrån hur många resdagar affärsresenären har under ett år. Rösten från den som reser mest väger tyngst.

 – Den nära relationen till kunden är viktig för oss. Den gör att vi förstår våra kunders behov och att vi anstränger oss lite extra för våra kunder. Har man många resdagar så blir det viktigt. Att rösten från den som reser mest nu väger tyngre visar att vi lyckas varje gång. Det är vi mycket stolta över, säger Karin Wadmark, produktchef för affärsresor på Resia.

Med utsikt över ett isflaksbeklätt hamninlopp fick Eriksbergshallen åter agera gemensam samlingsplats för Sveriges mötes- och eventindustri. Utställningen visade i år prov på hela upplevelsepaletten för alla sinnen och sinnesstämningar. Hallplanen hade sedan långt i förväg varit fullbokad och spannet av utställare var ett av de bredaste någonsin. Sammanlagt kunde årets besökare titta närmare på ca 120 utställare, där årets trend drog åt upplevelseevent som grundar sig i alltifrån kultur, äventyr, sport och musik. Mångfalden gör KONFEX & EVENTS till ett av eventbranschens mest pålitliga fönster mot nya trender.

Seminarieprogram drog fullt hus
Med föreläsare som Fredrik Lindström, Mia Törnblom, Bert Karlsson, Renata Chlumska och Morrongängets Peter Sandholt och Ingemar Allén var många utav mässans seminarier fullbokade redan på förhand. Väl på mässan fylldes samtliga föreläsningar i intilliggande Quality Hotel 11:s auditorium till sista plats.

Erica och Michael på Talarkompaniet i Göteborg, som utformat årets seminarieprogram, ser en mycket positiv trend – företagen börjar, efter flera år av konjunktursvängningar, fylla på det eftersatta behovet och satsar igen på kompetensutveckling och inspiration för sina anställda. Efter år av neddragningar med slimmade organisationer som följd vill man ge medarbetarna en tydlig känsla av att, ”Nu knyter vi näven, blickar framåt och tror på framtiden”.

Stockholm och Malmö näst på tur
Näst på tur för easyFairs mötes- och eventsmässa är Stockholm (Kistamässan) 14–15 mars och Malmö (MalmöMässan) 12–13 september. I dessa städer går mässan under namnet MÖTEN & EVENTS.

Läs mer:
www.easyfairs.com/konfex

Mellan den 4 juni och 26 augusti kommer Gotlandsflyg att flyga sträckan Visby-Malmö (Sturup). Därmed kommer gotlänningarna att spara tid, pengar och miljö och nå Malmöregionen och Köpenhamn på ca 1 timme. Sydskåningar och danskar från Köpenhamn med omnejd får nu snabb och enkel access till en av Sveriges populäraste sommardestinationer.

-      Extra glada blir förmodligen de 1.650 gotlänningarna som bor i Skåne och de 860 skåningarna samt de ca 100 danskarna som bor på Gotland, säger Ola Mattsson, chef på Gotlandsflyg.

Flyglinjen kommer att trafikeras med med upp till fyra avgångar i veckan under högsommaren förutom under Almedalsveckan då det blir dagliga flygningar.

-     Det finns historiskt ett stort resande mellan Gotland och Malmöregionen via Bromma och Arlanda. Nu blir det resandet enklare, snabbare och billigare för alla. Att fler skåningar enklare och billigare kan ta sig till Gotland är såklart bra för hela ön, och för gotlänningarna innebär linjen snabb access till Malmöregionen och Köpenhamn, avslutar Ola Mattsson.

Biljetterna är nu bokningsbara på gotlandsflyg.se och kommer att kosta från 295 kr + avgifter (133 kr) per enkelresa.  Flygtiden mellan Visby och Malmö blir ca 1 timme.